Tipps und Tricks beim Kostensparen

Beim Einsparen von Unternehmenskosten übersehen die Deutschen meist einige Tricks. Es gibt jedoch effektive Möglichkeiten der Effizienzsteigerung und Kostensenkung, die branchenunabhängig sind und sich in der Praxis bewährt haben.

Chinesische Wettbewerber werden immer besser. Zusammen mit den stetig steigenden Produktionskosten geraten auch deutsche Unternehmen in China langsam aber sicher unter Kostendruck. Vor allem im Einkauf, aber auch in der Logistik und im Personalbereich können Unternehmen viel einsparen.

Optimierung nach der 80:20-Regel reicht nicht aus

Der Einkauf sollte immer der erste Bereich sein, der einer regelmäßigen Überprüfung unterzogen wird – mindestens einmal im Jahr. Hier gibt es die größten Einsparungsmöglichkeiten, da die eigenen chinesischen Mitarbeiter – sowohl Einkäufer als auch General Manager – in der Regel sehr gute Beziehungen zu ihren Lieferanten pflegen. Erfahrungsgemäß haben die meisten Unternehmen bereits nach der 80:20-Regel den Einkauf „optimiert“. Das bedeutet, die Mitarbeiter haben bereits mit großem Aufwand bei größeren Einkaufsposten alternative Angebote eingeholt, um so die Einkaufspreise zu verhandeln und zu drücken. Das funktioniert in China aber nicht so gut, weil chinesische Mitarbeiter die Methoden der Deutschen inzwischen gut kennen und ihre Schwächen ausnutzen. Beispielsweise holen sie abgesprochene Angebote von alternativen Anbieter so ein, dass deren Preise immer höher sind als der Preis des bevorzugten Anbieters. Somit läuft die Vorgabe, mindestens drei oder mehr Angebote einzuholen und Preise zu vergleichen, ins Leere.

Es kommt auch nicht selten vor, dass ein großer Lieferant sein gesamtes Volumen auf mehrere (Schein-)Firmen aufteilt, so dass er nicht mehr als großer Lieferant gilt. Deutsche Unternehmen sind somit gut beraten, alle Einkaufsposten zu prüfen und internen Einkaufsregeln zu unterwerfen. Bei den meisten Unternehmen in China gibt es die Einkaufsregel, dass der Einkauf erst ab einer bestimmten Summe (zum Beispiel 10.000 Renminbi) streng kontrolliert werden muss. Um diese Kontrolle zu umgehen, kaufen chinesische Mitarbeiter häufiger und in kleinen Mengen: Anstatt 10 Computer gleichzeitig zu kaufen und einen guten Preis auszuhandeln, kauft man jedes Gerät einzeln und teuer ein. So gab es schon einmal den Fall, dass ein Bürobedarfslieferant auf diese Weise all seine Produkte wesentlich teurer verkaufen konnte. Darüber hinaus hat er sogar drei Scheinfirmen eingerichtet, um seinen Umsatz zu splitten, damit es dem deutschen Geschäftsführer nicht auffällt, dass er ein Großlieferant des Unternehmens ist. Die Preise seiner Produkte wurden nie kontrolliert, weil die Käufe fragmentiert klein und die Kaufbeträge verschwindend gering waren.

Großes Einsparungspotential in der Logistik

Während die Preise für Rohmaterial und Zulieferteile strengen Kontrollen unterliegen, kontrollieren die meisten deutschen Unternehmen in China kaum ihre Logistik- und Transportkosten. Inzwischen ist es gang und gäbe, dass Spediteure

chinesischen Mitarbeitern 500 bis 1.000 Renminbi pro Container als Kick-Back zahlen, um die lukrativen Aufträge zu bekommen.

Wie in Deutschland üblich, sollten Mitarbeiter in China auf der Restaurantrechnung Firma, Name, Position und Handynummer der Begleiter angeben.

Korruption ist oft der Grund, warum man in China so schwer Lieferanten austauschen kann, sogar bei Spediteuren und Logistik-Dienstleistern, die eigentlich immer die gleichen Dienstleistungen anbieten und jederzeit ausgetauscht werden können. In der Praxis wehren sich die zuständigen Mitarbeiter fast immer vehement dagegen, Dienstleister auszutauschen. Ähnliche Situationen gibt es auch bei IT-, Buchhaltung und weiteren Dienstleistungen. Es ist deshalb für jedes deutsche Unternehmen in China wichtig, einen Überblick über alle Dienstleister sowie deren Preise und jährlichen Umsätze zu haben.

Zentrale Reisebuchungen reduzieren Kosten Alle großen Reiseportale in China bieten Kick-Backs an, wenn man ein Hotel absichtlich teurer bucht: Im Fall einer Buchung bekommt man so einen bestimmten Betrag vom Reiseportal ausgezahlt. Deshalb neigen viele Mitarbeiter dazu, Hotelzimmer willentlich teurer zu buchen. Darüber hinaus kann man in China Flüge mit erheblichen Rabatten bekommen, wenn man frühzeitig bucht. Eine Woche vorher spart man oft 50% der Flugkosten, zwei Wochen früher sogar bis zu 80%. Viele Mitarbeiter, die geschäftlich verreisen, sagen natürlich zurecht, dass man in China Termine in der Regel nur 1 bis 3 Tage vorab bestätigen kann. Aber auch nur einen Tag vor Reiseantritt kann man meist 20% der Flugkosten sparen, 3 Stunden vorher oft noch 10%. Das Problem löst man am besten mit zentralen Reisebuchungen. Das heißt, ein Mitarbeiter nimmt grundsätzlich alle Buchungen für die reisenden Mitarbeiter vor, um so die besten Preise zu finden. Mitarbeiter, die häufig Geschäftsreisen unternehmen, haben zudem auch weder Zeit noch die Ruhe, um nach den besten Alternativen zu suchen. Wenn Mitarbeiter doch einmal kurzfristig buchen müssen, sollten sie bestimmte Regeln befolgen und eventuelle Kick-Back-Zahlungen des Reisebüros an das Unternehmen abführen.

Spesenabrechnungen korrekt kontrollieren

Die meisten Unternehmen und Buchhalter kontrollieren die Spesenabrechnungen der Mitarbeiter nur darauf hin, ob die Firmennamen und Steuernummern auf den Rechnungen (Fapiao) korrekt sind. Das lässt einen großen Spielraum für Betrug, dass zum Beispiel reisende Mitarbeiter ihre Restaurant- und Hotel-Rechnungen von der Firma erstatten lassen, obwohl diese Ausgaben nichts mit ihren dienstlichen Aktivitäten zu tun haben.

Die Kontrolle ist nur möglich, wenn Mitarbeiter bei ihren Spesenabrechnungen genau angeben müssen, von wann bis wann sie sich an welchem Ort aufhalten, bei welcher Firma und mit welchen Geschäftspartnern sie ihre Zeit verbringen. Die Spesenbelege müssen dann chronologisch eingereicht werden, damit die Buchhalter prüfen können, ob alle Spesenbelege auch tatsächlich am korrekten Ort und zur korrekten Uhrzeit ausgestellt wurden. Ähnlich wie in Deutschland sollen Mitarbeiter bei jeder Restaurantrechnung genau angeben, mit wem sie gegessen haben.

Notwendigkeit von Expatriates vor Ort überprüfen

Auch wenn die meisten Deutschen es ungern hören, gibt es inzwischen kaum noch die Notwendigkeit, teure deutsche Mitarbeiter in China einzusetzen – bis auf wenige Schlüsselpositionen wie Produktionsleiter, Qualitätsprüfung und Spezialisten. Alle kaufmännischen Positionen können chinesische Mitarbeiter in der Regel besser ausüben. Beispielweise nehmen viele deutsche Unternehmen an, dass man in China einen deutschen Geschäftsführer oder einen Controller/CFO/Finanzmanager braucht, um die chinesische Organisation zu kontrollieren. Ein Großteil der deutschen Mitarbeiter  kann die gesamten Dokumente wie Verträge und Belege jedoch gar nicht auf Chinesisch lesen. Somit müssten diese deutschen Führungskräfte wiederum einem chinesischen Mitarbeiter vertrauen, der die Dokumente für ihn liest und übersetzt. Hier stellt sich die Frage, warum man diesem chinesischen Mitarbeiter nicht direkt die Aufgabe überträgt, wenn man der Person so unabdingbar vertraut.

Produktivität intelligent erhöhen

Mitarbeiter zu entlassen ist inzwischen sehr schwierig und teuer geworden, da üblicherweise die gesetzliche Abfindung einem Monatsgehalt pro Beschäftigungsjahr entspricht. Wenn man tatsächlich Mitarbeiter entlassen will, sollten deutsche Unternehmen unbedingt professionelle Hilfe suchen, damit keine kostspieligen Fehler in der Begründung der Kündigung sowie aller involvierten Formalitäten gemacht werden. Ein allgemein gültiges Instrument ist, die Entlohnung von Zeitlohn auf Stücklohn umzustellen, sodass Mitarbeiter motiviert sind, schneller und besser zu arbeiten. Man muss dabei ein System ausarbeiten, welches für produktive Mitarbeiter mehr Lohn einbringt und dies dann mit den Mitarbeitern einzeln verhandeln. Nur so kann man ein Stücklohn-System erfolgreich nachträglich einführen. Mit den oben genannten Möglichkeiten sowie firmenspezifischen Maßnahmen konnte in der Praxis eine Kostenersparnis von circa 10% erzielt werden, manchmal sogar bis zu 20%. Wichtig bei der Umsetzung ist auch die Kommunikation mit den betroffenen Mitarbeitern, so dass diese verstehen, dass sie von diesen Änderungen auf Dauer profitieren. Mit Unterstützung der betroffenen Mitarbeiter wird so die praktische Umsetzung aller Maßnahmen wesentlich leichter.

Verfasst von Dr. Kuang Hua-Lin, Geschäftsführer von der Unternehemensberatung Asia-Pacific Management Consulting GmbH, veröffentlicht in der ASIA BRIDGE.